Importar e exportar
Para não cadastrar um por um, o importador traz clientes, produtos, serviços e outros registros de uma planilha. O exportar faz o caminho contrário: leva o que está na lista para uma planilha que o Excel abre.
Onde ficam
Nas listas que aceitam, Importar e Exportar ficam no botão Mais ações, no alto da lista. O exemplo abaixo é da lista de clientes (CadastrosClientes):
A importação existe nas listas de cadastro mais usadas — clientes, fornecedores, transportadoras, produtos, categorias de produtos, serviços, contas bancárias, centros de custo, etiquetas, cupons, tabelas de preço e outras — e em alguns lançamentos. Se a lista não tem Importar em Mais ações, ela não aceita importação.
Importar uma planilha
O importador abre numa janela chamada Importar e vai em etapas. A primeira explica o formato e recebe o arquivo:
- Baixe o modelo
Clique em Baixar modelo. (1). Vem uma planilha com o cabeçalho certo e linhas de exemplo. A caixa Ordem dos campos (2) mostra as colunas que o sistema entende, na ordem do modelo.
- Preencha a planilha
Abra o modelo no Excel (ou outro programa de planilhas), apague as linhas de exemplo e coloque os seus dados, uma linha por registro. Salve como CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas).
- Selecione a planilha
Clique em Selecionar planilha CSV (3) e escolha o arquivo. O quadro fica verde e mostra quantas linhas foram encontradas e quantas serão importadas.
- Clique em Próxima etapa
O botão (4) fica no rodapé da janela. Nada é gravado ainda.
- Confira as colunas
Na etapa 2, o sistema mostra a planilha e, em cima de cada coluna, o Campo referência — qual informação do sistema vai receber aquela coluna. Ele reconhece sozinho as colunas pelo cabeçalho; confira cada uma e troque o que estiver errado. Coluna que não deve entrar fica em IGNORAR. Deixe marcado A primeira linha é um cabeçalho e não deve ser importada quando a primeira linha tiver os títulos.
- Clique em Efetuar importação
Só aqui os registros são enviados e gravados. Se tudo der certo, a janela fecha e o sistema avisa quantos foram importados e quantos ignorados.
A etapa 2 é a última chance de corrigir. Use Etapa anterior para voltar e mandar outro arquivo. Duas colunas apontando para o mesmo campo ficam em vermelho, e o sistema não deixa seguir até corrigir.
Linhas ignoradas
Uma linha não entra quando:
- já existe um cadastro com o mesmo dado-chave — na de clientes, o Documento (CPF ou CNPJ) — ou esse dado está em branco. A janela diz qual é o dado-chave daquela lista;
- tem algum dado inválido (um CPF errado, uma data num formato que o sistema não entende).
Quando há linhas ignoradas, a janela vai para a etapa de Resumo, com o Balanço (quantos Importados e quantos Ignorados), exemplos dos erros encontrados e o botão Baixar Linhas Ignoradas (.CSV): uma planilha só com as linhas que falharam, para corrigir e importar de novo. Clique em Concluir e fechar para terminar.
Se a planilha não estiver em UTF-8, os acentos chegam errados e o sistema recusa o arquivo: A planilha não está em UTF-8 e os acentos chegaram corrompidos. No Excel, use Salvar como › CSV UTF-8 (delimitado por vírgulas) e selecione de novo. Na dúvida, faça um teste com uma linha só, com um nome acentuado.
Quem pode importar
Só o administrador e o gerente. Para os demais cargos, o sistema avisa: Para importações, solicite a um usuário com cargo de gestão.
Cada importação aceita até 20 mil linhas. Se a planilha passar disso, a janela avisa: divida em partes e importe uma de cada vez.
Exportar uma lista
- Deixe a lista como quer exportar
Ajuste o período, a busca e os filtros. A exportação leva o que está na lista, com todos os filtros aplicados — não só a página que aparece na tela.
- Clique em Mais ações › Exportar
A planilha (CSV) é baixada pelo navegador e o sistema confirma: Exportação concluída com sucesso.
Em listas grandes, como a de Variações de produtos, a exportação é preparada em segundo plano: o sistema avisa Exportação iniciada! Você receberá um e-mail em ... quando o arquivo estiver pronto., e o arquivo chega no seu e-mail.
A planilha exportada da lista de clientes tem os mesmos títulos de coluna que o importador reconhece. Dá para exportar, corrigir no Excel e importar de novo — lembrando que linhas com um documento que já existe no sistema são ignoradas, e não atualizadas.
Dúvidas comuns
Não aparece Importar em Mais ações
Ou aquela lista não tem importação, ou o seu cargo não é de gestão. Peça a um administrador ou gerente.
O sistema disse que a planilha está fora do padrão
A mensagem Falha na formatação do arquivo CSV aparece quando o arquivo não é um CSV válido — por exemplo, uma planilha do Excel (.xlsx) renomeada. Abra no Excel e salve como CSV UTF-8.
Importei e alguns registros não entraram
Baixe a planilha em Baixar Linhas Ignoradas (.CSV) no resumo: ela tem só as linhas que falharam. Veja os exemplos de erro mostrados no resumo, corrija e importe só esse arquivo.
A exportação veio sem alguns registros
Ela respeita o período e os filtros da lista. Escolha Todo o período e clique em Limpar nos filtros antes de exportar. Veja Listas e filtros.