Cargos e acessos
A lista de quem entra no sistema da sua empresa e com qual cargo. O cargo decide quais telas cada pessoa vê: o vendedor fica nas vendas, o financeiro nas contas, o contador nas notas fiscais.
Abrir a tela
No menu da esquerda, clique em Administração e depois em Cargos e acessos.
A lista mostra cada pessoa com acesso, o cargo dela e se ela já aceitou o acesso.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Novo | Dá acesso a alguém que já tem conta no CleanFin. |
| 2. Cargo | O cargo da pessoa nesta empresa. Clique na linha para mudar. |
| 3. Aceite | ✓ verde: a pessoa já aceitou o acesso. ✗ vermelho: ainda não aceitou. |
| 4. ⋮ (três pontinhos) | Excluir: tira o acesso dessa pessoa. |
Esta tela é para quem já tem conta no CleanFin. Para chamar alguém que ainda não se cadastrou, use Convites de acesso: a pessoa recebe um e-mail para criar a conta e já entra com o cargo escolhido.
Dar acesso a alguém da equipe
- Clique em Novo
No alto da lista. A janela Cargo e acesso abre por cima.
- Escolha o cargo
Logo abaixo aparece o resumo do que esse cargo pode acessar. O botão Ver as … telas mostra a lista completa.
- Busque a pessoa pelo CPF
Na parte Relação, no campo Usuário, digite o CPF da pessoa com a pontuação (ex.: 368.123.789-55) e escolha o nome que aparecer.
- Salve no ✓ verde
No canto de cima da janela. Aparece Acesso criado com sucesso.
- A pessoa aceita o acesso
Ela recebe um e-mail e um aviso no celular. Para entrar na sua empresa, ela clica na foto dela, no canto de cima à direita, abre Meus convites e confirma em Aceito ser e o cargo. Enquanto não aceitar, a coluna Aceite fica com ✗.
- Cargo — o cargo da pessoa nesta empresa.
- O que este cargo pode acessar — o resumo do cargo e o botão para ver todas as telas.
- Usuário — a pessoa, buscada pelo CPF.
- ✓ — salva o acesso.
Do lado da pessoa, o aceite fica no menu que abre ao clicar na foto dela, no canto de cima à direita:
Mudar o cargo de alguém
Clique na linha da pessoa. A mesma janela abre com o cargo atual: escolha o novo e salve no ✓.
Ninguém muda o próprio cargo: na sua linha, o campo Cargo fica travado, com o aviso Não é possível alterar o cargo de si mesmo. Peça a outro administrador.
O que cada cargo vê
Ao escolher um cargo na janela, o quadro O que este cargo pode acessar mostra um resumo e, no botão Ver as … telas, a lista completa, separada por área do menu. No fim aparecem as áreas em que o cargo não entra, em Sem acesso a.
O que cada cargo faz nas telas que já seguem a configuração da empresa — ver, criar, editar, excluir, exportar e as ações próprias de cada área — o administrador ajusta em Permissões dos cargos.
| Cargo | O que acessa |
|---|---|
| Administrador | Tudo, inclusive a Administração: cargos e acessos, convites, Minha empresa, configurações, plano e afiliados. |
| Gerente | Todas as áreas do dia a dia: vendas, compras, financeiro, produção, controle, relatórios, estoque, loja virtual, cadastros e integrações. Da Administração, vê só plano de assinatura, logs de requisições e notificações. |
| Supervisor | Vendas, compras, notas fiscais, estoque e controle (ordens de serviço, agenda, WhatsApp). Cadastros de clientes, fornecedores, transportadoras e produtos. Sem o Financeiro (contas a pagar e receber, extratos e conciliação). |
| Financeiro | Contas a pagar e receber, extratos, conciliação e relatórios financeiros. Também vendas, compras, recorrências, links de pagamento, notas fiscais e o plano de assinatura. |
| Analista Financeiro | Contas, extratos, conciliação, contas bancárias, centros de custos e relatórios financeiros, além de vendas, compras e notas fiscais. Não vê a Administração. |
| Contador | Notas fiscais (de venda, serviço, consumidor, compra e entrada), DRE/DFC e perfil tributário. Não opera vendas nem compras. |
| Jurídico | Notas fiscais, DRE/DFC e os cadastros de clientes, fornecedores e transportadoras. Sem vendas, compras e financeiro. |
| Vendedor | Vendas e orçamentos, recorrências, links de pagamento, notas de venda, ordens de serviço, agendamento, WhatsApp, relatório de vendas e cadastros básicos. |
| Comprador | Compras, lançamentos de saída, recorrências de pagamento, notas de compra e de entrada e cadastros básicos. |
| Estoquista | Estoque (inventário, localização e estocar produto), expedição e separação, cadastro de produtos e os anúncios dos marketplaces. Sem financeiro e sem cadastro de clientes. |
| Profissional | Para quem executa serviços: tarefas de checklist, créditos de serviços e cadastros básicos. |
| Cliente | Acesso de fora da empresa: só a Central do cliente, com as faturas, notas, agendamentos e ordens de serviço do cliente associado. |
| Fornecedor | Acesso de fora da empresa, ligado ao cadastro do fornecedor em Cadastros › Fornecedores. Não abre telas internas. |
A maioria dos cargos da equipe também vê Meus painéis, as tarefas de checklist e o Gerenciador de senhas.
A lista da tela considera só as áreas ligadas na sua empresa (veja Configurações e módulos). Alguns botões dentro das telas ainda podem pedir um cargo mais alto.
Limitar o horário de acesso
Na mesma janela, a parte Controle de acesso por horário define em que dias e horários a pessoa pode usar o sistema.
- Marque Bloqueado para impedir o acesso no dia inteiro.
- Preencha Entrada e Saída para liberar só naquele horário.
- Entrada e saída em branco significam sem restrição naquele dia.
O sistema confere o horário a cada ação da pessoa, no fuso horário local. O cargo Administrador não tem controle de horário: ele sempre tem acesso.
Ligar o acesso a um cliente
A parte Cliente associado liga a pessoa a um cadastro de cliente. Com isso, ela vê os dados desse cliente pela Central do cliente. É usada principalmente com o cargo Cliente.
Com o cargo Fornecedor, a parte vira Fornecedor associado, com o campo obrigatório Cadastro de fornecedor: o acesso fica ligado ao fornecedor escolhido.
Tirar o acesso de alguém
- Clique nos três pontinhos da linha
No fim da linha da pessoa.
- Escolha Excluir e confirme
A pessoa deixa de ter acesso à sua empresa. A conta dela no CleanFin continua existindo.
Para tirar o acesso de várias pessoas de uma vez, use Ações em grupo, no alto da lista: marque as pessoas e exclua juntas. Para afastar alguém só por um tempo, prefira marcar Bloqueado em todos os dias do Controle de acesso por horário.
Limite de usuários do plano
Cada plano tem um número máximo de usuários (veja em Plano de assinatura). Ao passar do limite, o sistema avisa: O limite de usuários neste ambiente foi atingido. Considere contratar um plano superior.
Entram na conta os cargos Administrador, Gerente, Supervisor, Jurídico, Financeiro, Vendedor, Estoquista, Comprador e Profissional, incluindo os convites ainda não aceitos. Contador, Analista Financeiro, Cliente e Fornecedor não ocupam vaga.
Dúvidas comuns
Digitei o CPF e a pessoa não aparece
Confira se digitou o CPF com a pontuação (pontos e traço). Se mesmo assim não aparecer, ela ainda não tem conta no CleanFin: mande um convite em Convites de acesso.
Dei o acesso, mas a pessoa não vê a minha empresa
Ela precisa aceitar. Peça para ela clicar na foto dela, no canto de cima à direita, abrir Meus convites e confirmar o convite da sua empresa. Depois disso, a coluna Aceite fica com ✓.
A pessoa não encontra uma tela no menu
O cargo dela não dá acesso a essa tela, ou a área está desligada nos módulos da empresa. Abra a linha da pessoa, escolha o cargo e confira em Ver as … telas o que ele libera.