Recorrências (receitas)
O contrato que se repete: mensalidade, assinatura, aluguel, plano de manutenção. Você cadastra uma vez — cliente, valor e intervalo — e o sistema gera sozinho cada repetição, com a conta a receber e, se quiser, a cobrança automática e a nota fiscal.
Como funciona
A recorrência é o modelo do contrato. Cada repetição que ela gera é uma vigência (1ª, 2ª, 3ª…): uma venda (quando o contrato tem produtos ou serviços) ou um lançamento financeiro (quando tem só o valor), com a própria conta a receber. As vigências aparecem em Vendas e orçamentos ou em Lançamentos financeiros, com a coluna Vigência preenchida (3ª Mensal, por exemplo).
- A recorrência só gera vigências enquanto a Situação for Aprovado.
- Ela não gera o contrato inteiro de uma vez: cria as vigências que caem nos próximos 12 meses e as seguintes vão nascendo com o tempo. Os 12 meses são o padrão da configuração Meses futuros na geração de recorrência (de 2 a 24), em Configurações, grupo Vendas.
- Cada vigência repete a recorrência: os mesmos itens, valor, categoria e forma de pagamento. A data da venda e os vencimentos andam um intervalo a cada vigência.
Abrir a lista
No menu da esquerda, clique em Vendas e depois em Recorrências.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Novo | Abre o formulário de uma recorrência nova. |
| 2. Data de busca | Diz qual data o período filtra: Data venda (a primeira venda), Data contratação ou Data cancelamento. |
| 3. Situação | A lista abre só com as Aprovado. Limpe o filtro para ver também as pausadas e canceladas. |
| 4. ⋮ (três pontinhos) | Ações da recorrência. Veja Ações da linha. |
As colunas mostram o Intervalo, o Cliente, o Valor, a data da primeira venda e a do Contrato (contratação). Em recorrências que não são mensais, o valor vem com o MRR embaixo: quanto ela rende por mês. Os demais filtros — item de produto, serviço, reajuste, cliente, categoria, conta bancária e outros — ficam em Mais filtros (Listas e filtros).
Criar uma recorrência
- Clique em Novo
No alto da lista. A recorrência nasce Aprovado e Mensal.
- Ajuste a parte Recorrência
Intervalo (de quanto em quanto tempo gera), Pular finais de semana e Efetuar notificação de cobrança. As datas de controle são opcionais.
- Diga o que é cobrado
Adicione os serviços ou produtos do contrato ou, sem itens, digite o Valor (R$).
- Escolha o cliente, a data da primeira venda e a descrição
A Data da primeira venda é a da 1ª vigência; as próximas contam a partir dela.
- Defina o pagamento
Conta bancária, forma de pagamento, forma de cobrança, parcelas e o Dia do vencimento.
- Escolha a categoria
Em Categorias e centros de custos, como em qualquer lançamento.
- Confira e salve no ✓
O sistema pergunta se você quer Ver simulação antes de gravar. Veja Simular antes de salvar.
No formulário de uma venda ou de um lançamento financeiro ainda não salvo, o botão Repetir automaticamente transforma o registro em recorrência, com os mesmos dados.
O que preencher
Intervalo e parcelas se combinam: mensal em 1 ou 3 parcelas, semestral em 2 ou 6, anual em 6, 12 ou 24 e assim por diante. A regra é que a última parcela vença dentro do primeiro período do intervalo — senão o sistema avisa Vencimentos de parcelas não podem ser superiores a data final do primeiro período do intervalo de recorrência selecionado.
Se o vencimento cair num mês diferente da data da venda, o sistema avisa ao salvar (Vencimento fora do mês da venda). O recomendado é vencer no mesmo mês, para cada vigência ter a cobrança no próprio mês. Se o seu contrato cobra no mês seguinte de propósito, clique em Continuar.
O resto do formulário (desconto, categorias, comissão, etiquetas, observações) funciona como no lançamento financeiro. A parte Reajustes automáticos, para o administrador e o gerente, liga a recorrência a um reajuste.
Simular antes de salvar
O botão Simular o que será gerado, no alto da parte Recorrência, mostra o que o sistema vai fazer antes de gravar. Ao salvar, ele também pergunta:
A janela Simulação da recorrência mostra:
- Os totais: quantas vigências serão criadas, atualizadas, excluídas, mantidas, não geradas e previstas.
- Até onde vai: "Ao salvar, o sistema grava as competências até" uma data (os meses à frente da configuração), com a soma dos valores.
- A árvore: cada vigência com a data, o valor e o que vai acontecer com ela. Clique numa linha para ver as parcelas e os vencimentos. Quando algo muda, o valor ou a data de hoje aparece riscado ao lado do novo.
- Mostrar as anteriores a hoje: inclui as vigências passadas, que ficam como estão.
| Na simulação | O que quer dizer |
|---|---|
| Será criada | A vigência ainda não existe e vai nascer agora. |
| Será atualizada | A vigência existe e vai receber os dados atuais da recorrência. |
| Permanece como está | A vigência está protegida (veja abaixo) e não muda. |
| Será excluída | A vigência ficou fora do período (data final menor, recorrência pausada ou cancelada) e não está protegida. |
| Não será gerada | Fica antes da data inicial ou foi excluída por você. |
| Previstas | Vigências além dos meses de geração: ainda não são gravadas, só mostradas. |
Na simulação de uma recorrência que já existe, os botões Sobrescrever e Manter alterações mudam o que acontece com as vigências alteradas à mão, e a árvore se refaz na hora. Continuar e salvar grava com a escolha feita.
Os reajustes automáticos não entram: os valores mostrados são os de hoje.
O que protege uma vigência
Ao salvar a recorrência, o sistema regrava as vigências que ainda podem mudar. Ficam como estão:
- a vigência com pagamento ou baixa registrada;
- a vigência com cobrança automática vencida (★CleanPay) e ainda não paga;
- a vigência com nota fiscal;
- a vigência alterada à mão, quando você escolhe Manter alterações.
Quando você salva uma recorrência que já existe, o sistema pergunta o que fazer com as vigências alteradas à mão:
Sobrescrever leva os dados da recorrência para elas também; Manter alterações deixa como estão. Vigências com nota fiscal gerada ou importada nunca são atualizadas.
Vigência excluída à mão
Quando você exclui uma vigência, ela entra na lista Vigências excluídas da recorrência, no formulário da recorrência, e não é gerada de novo. Para ela voltar, clique no X ao lado dela nessa lista e salve.
Uma vigência por dentro
Abra uma vigência (na lista de vendas ou de lançamentos) e o alto do formulário mostra de onde ela veio:
- Recorrência: a recorrência de origem, a Data da contratação, o Período de geração, o Intervalo e o Valor atual do contrato.
- Detalhes: qual Vigência é, o Valor desta vigência (com o aviso diferente do valor atual da recorrência, quando for o caso), se foi Alterada manualmente e se tem notificação de cobrança, nota automática e fatura ★CleanPay automática.
- Ver recorrência abre o contrato.
Cobrança e nota automáticas
- Fatura ★CleanPay: com a conta ★CleanPay e a forma ★ Clean Pix, ★ Clean Boleto ou ★ Clean Crédito, a fatura de cada parcela é gerada sozinha, todo dia às 5h, quando o vencimento chega perto. Quantos dias antes é a configuração Dias corridos do vencimento para geração de fatura ★CleanPay (15 por padrão).
- Cartão salvo: com ★ Clean Crédito e o cartão do cliente salvo, a cobrança no cartão é feita sozinha a partir do vencimento.
- Lembretes: Efetuar notificação de cobrança e Forma de cobrança decidem se e por onde o cliente é lembrado e avisado do atraso.
- Nota fiscal: na parte Fiscal (quando a empresa emite nota), Gerar e emitir NFs gera e emite as notas de cada vigência sozinho, das 6h30 às 7h, quando a data da venda chega perto. Gerar NFs somente após pgto espera o pagamento; Aguardar emissão NF p/ ★CleanPay só libera a fatura depois da nota.
Alterar, pausar ou cancelar
- Para alterar, abra a recorrência, mude o que precisar e salve. Responda à pergunta das vigências alteradas à mão e, se quiser, veja a simulação antes de gravar.
- Para pausar ou cancelar, mude a Situação — no formulário ou direto pelos três pontinhos da lista. A geração para, e as vigências futuras que não estão protegidas são excluídas.
- Data inicial não volta para trás. Depois de definida, ela não pode ser antecipada: para lançar vigências antigas, crie uma recorrência nova com as datas certas.
Ações da linha
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Ver competencias geradas | Lista as vigências que a recorrência já gerou. |
| Ver contas geradas | Lista as contas a receber das vigências. |
| Notificações ao cliente | Escolhe quais avisos automáticos o cliente recebe. |
| Duplicar | Abre uma recorrência nova com os mesmos dados. |
| Excluir | Apaga a recorrência. |
| Pausado / Cancelado | Muda a situação sem abrir o formulário. |
Com o módulo de licenças ligado, aparece também Ver licenças. No formulário, os botões competências geradas e contas geradas fazem o mesmo que as duas primeiras ações.
Dúvidas comuns
Cadastrei um contrato de 5 anos e só apareceram 12 vigências
É assim mesmo: o sistema grava só os próximos meses (12 por padrão) e cria as outras vigências com o passar do tempo. Na simulação, as que ainda vão nascer aparecem como previstas.
Mudei o valor da recorrência e a vigência deste mês não mudou
Ela está protegida: já tem pagamento, nota fiscal, cobrança automática vencida, ou foi alterada à mão e você escolheu Manter alterações. A simulação mostra o motivo de cada vigência. Se precisar, altere a vigência direto.
Excluí uma vigência e ela não voltou mais
Vigência excluída à mão fica na lista Vigências excluídas da recorrência e não é gerada de novo. Tire-a da lista no X e salve a recorrência.
O vencimento é dia 31. E nos meses de 30 dias?
Cai no último dia do mês, e no mês seguinte volta para o dia 31. Com Pular finais de semana marcado, vencimento no sábado ou no domingo vai para a segunda.
Preciso gerar vigências de meses que já passaram
A data inicial de uma recorrência não pode ser antecipada depois de gravada. Crie uma recorrência nova com a Data inicial e a Data final do período que falta.