Vendas e orçamentos
É aqui que você registra o que vende: o orçamento que ainda está em negociação e a venda fechada. Quando a venda é aprovada, o sistema gera as contas a receber, tira os produtos do estoque e deixa tudo pronto para a nota fiscal e a cobrança.
Abrir a tela
No menu da esquerda, clique em Vendas e depois em Vendas e orçamentos.
A lista de vendas
A lista abre com as vendas deste mês. Cada linha mostra o código, a descrição, o cliente, as categorias, o valor, a data, os indicadores e a situação.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Novo | Abre o formulário para lançar uma venda ou um orçamento. |
| 2. Mais filtros | Filtra por cliente, item de produto, serviço, vendedor, conta bancária, forma de pagamento, categoria, linha do DRE, centro de custo, etiqueta, situação, cupom, origem (manual, loja virtual, marketplace…), se já foi liquidada e se veio de uma recorrência. O período fica ao lado da busca. |
| 3. Totais por situação | Quantidade e valor das vendas do período em cada grupo. Clique num quadro para ver só aquelas vendas. |
| 4. Indicadores | Ícones que resumem cada venda. Passe o mouse em cima de um deles para ver o detalhe. |
| 5. ⋮ (três pontinhos) | As ações daquela venda: pedido em PDF, enviar o pedido, contas, notificações, duplicar, excluir e trocar a situação. |
O jeito de usar a busca, o período, as colunas e as ações em grupo é o mesmo de todas as listas: veja Listas e filtros.
Os quadros de totais
Os quadros somam as vendas do período (e da busca, se houver) por grupo de situação. O percentual compara com o período anterior do mesmo tamanho.
| Quadro | Soma as vendas em |
|---|---|
| Cancelado | Cancelado e Recusado |
| Previsto | A Orçar, Orçamento e Condicional — o que ainda está em negociação |
| Aprovado | Aprovado — as vendas fechadas |
| Total | Todas as situações juntas |
Os indicadores
Cada ícone fica cinza quando apagado e colorido quando aceso:
| Ícone | Acende quando |
|---|---|
| Liquidado (✓) | Todas as parcelas da venda foram recebidas. |
| Notas fiscais (folha) | A venda tem nota: verde emitida, laranja em rascunho, vermelho com erro, azul importada. |
| Parcela vencida (triângulo) | Vermelho quando há parcela em aberto com vencimento anterior a hoje. |
| Pedido enviado (envelope) | O pedido já foi enviado ao cliente. |
| Expedição (caminhão) | Com o módulo de expedição ligado: laranja em preparação, azul em transporte, verde entregue, vermelho cancelada ou devolvida. |
| Alterado (lápis) | A venda foi alterada por alguém depois de criada. |
Lançar uma venda ou um orçamento
- Clique em Novo
No alto da lista. O formulário abre numa janela por cima da lista, já com a data de hoje e você como vendedor.
- Adicione os produtos e serviços
Clique em Adicionar produto ou Adicionar serviço, escolha o item e ajuste a quantidade. O preço vem do cadastro. Para uma venda montada de sempre, escolha um Pacote de vendas.
- Escolha o cliente
No campo Cliente, em Informações gerais. Se o cliente não existe ainda, cadastre ali mesmo pela primeira linha da lista, Cadastrar novo.
- Escolha a situação e escreva a descrição
Orçamento para o que ainda vai ser negociado; Aprovado para a venda fechada. A Descrição é o nome curto da venda, que aparece na lista.
- Confira desconto, frete e pagamento
Em Pagamento, escolha a conta bancária, a forma de pagamento e o número de parcelas. As parcelas são calculadas sozinhas.
- Salve no ✓ verde
No canto de cima, à direita da janela. Na venda nova, o sistema pergunta se você quer apenas salvar ou também imprimir o pedido (e gerar a nota, quando a empresa emite).
- Repetir automaticamente — transforma a venda numa recorrência (mensalidade, contrato), que gera as vendas sozinha no intervalo escolhido. Só aparece na venda nova, com o módulo Receita/Despesa recorrente ligado. Veja Recorrências.
- Pacote de vendas — preenche a venda com os itens, o desconto, a forma de pagamento e a descrição de um pacote pronto. Se a venda já tem itens, o sistema pede para confirmar a troca.
- Adicionar serviço e Adicionar produto — cada clique abre uma linha nova de item.
- Lançar por código (EAN/QR) — lança os produtos lendo o código de barras ou a etiqueta (veja abaixo).
Sem nenhum item, o lançamento é gravado como lançamento financeiro (só valor, sem produto) — o aviso laranja no alto do formulário lembra disso. Nesse caso preencha o campo Valor (R$). Ao incluir o primeiro item, ele volta a ser uma venda.
O formulário é dividido em partes, e a faixa azul do topo leva direto a cada uma. Abaixo, o que preencher em cada parte. Os botões gerais da janela (salvar, minimizar, fechar, a lupa dos campos de seleção) estão explicados em Formulários.
Produtos e serviços
- Serviço ou Item de produto — o que está sendo vendido. Na lista de produtos, o número entre parênteses é a quantidade em estoque.
- Qtde — a quantidade. Quando o produto tem unidade de medida, ela aparece no rótulo (kg, m, cx).
- Unitário (R$) — o preço de uma unidade. Vem do cadastro do produto ou serviço, ou da tabela de preço.
- Total (R$) — quantidade × unitário. Com quantidade 1, você pode digitar o total direto.
- Tabela de preço — aparece quando a venda já tem itens. Escolher outra tabela troca o preço unitário dos itens pelo preço dela. Se o cliente tem tabela própria no cadastro, o botão de etiqueta ao lado do campo Cliente aplica a tabela dele.
- Não movimentar estoque — marque para a venda não tirar os produtos do estoque (nem atualizar o estoque nos marketplaces). Só dá para escolher ao criar a venda; depois de salva, não muda mais.
O campo Descrição de cada item guarda uma informação extra para você e para o pedido (cor, tamanho, observação) e não vai para a nota fiscal. A lixeira vermelha tira o item da venda.
Conforme os módulos ligados, aparecem ainda:
- Gerar crédito de serviço — com os módulos de serviços e de agendamentos ligados: cada serviço da venda vira saldo de atendimentos no extrato de crédito do cliente, e a agenda usa esse saldo depois sem gerar outra venda. Também só se define na criação.
- Gerar ordem de produção — com o módulo de produção ligado, para produtos fabricados: ao salvar a venda, o sistema gera as ordens de produção dos itens.
Lançar por código de barras ou QR Code
O botão Lançar por código (EAN/QR) abre uma janela para ir lançando os produtos em sequência:
- Leitor físico — use o leitor de código de barras (USB ou Bluetooth). Cada leitura soma 1 na quantidade do produto.
- Câmera — lê o QR Code da etiqueta do produto ou o código de barras (EAN) pela câmera do aparelho.
- Digitar — digite o código, o SKU, o EAN ou o nome e tecle Enter.
- Os produtos lidos — com a quantidade e o total. Ajuste com − e +, ou remova pela lixeira.
- ✓ — adiciona tudo à venda.
Quando alguma parcela da venda já foi paga (ou tem nota emitida), os itens e valores ficam bloqueados, e um aviso explica o motivo. Se a baixa da parcela foi um engano, o botão Liberar edição destrava a venda para a correção — confira os valores antes de salvar, porque as parcelas acompanham os novos valores.
Informações gerais
As situações da venda
| Situação | Quando usar | O que acontece |
|---|---|---|
| A Orçar | O cliente pediu um preço e você ainda vai montar a proposta. | Não gera contas a receber, não mexe no estoque e não entra nos relatórios. |
| Orçamento | A proposta foi enviada e está em negociação. | Igual ao A Orçar. |
| Condicional | Negociação com prazo de validade. | Pede a Data da condicional. Não gera contas. |
| Aprovado | A venda foi fechada. | Gera as contas a receber (as parcelas), tira os produtos do estoque e libera a nota fiscal. A categoria passa a ser obrigatória. |
| Recusado | O cliente não aceitou a proposta. | Fica guardado no histórico, fora dos relatórios. |
| Cancelado | A venda foi feita e depois desfeita. | Os produtos voltam para o estoque e o sistema pergunta o que fazer com as contas a receber (veja abaixo). |
Por padrão, a venda nova abre como Aprovado. Se a sua empresa trabalha mais com orçamentos, o administrador liga Iniciar compra/venda como orçamento em Configurações (grupo Vendas), e a venda nova passa a abrir como Orçamento.
Aprovar um orçamento: abra o orçamento, troque a Situação para Aprovado e salve. As parcelas aparecem na parte Pagamento para você conferir antes de salvar, e nenhuma fica com vencimento antes de hoje.
Cancelar uma venda aprovada: troque a situação para Cancelado (no formulário ou pelo ⋮ da lista). O sistema pergunta:
- Manter as contas — as contas continuam no financeiro, para o fluxo de caixa mostrar o que entrou. A devolução do dinheiro você lança à parte. As parcelas ainda em aberto passam a Perdido.
- Excluir as contas — apaga os lançamentos, como se a venda não tivesse existido.
Pagamentos que já passaram pelo ★CleanPay ou pela maquininha nunca são apagados, mesmo escolhendo excluir: o registro do dinheiro não pode se perder.
Se a empresa ligou Vender somente se houver estoque disponível (Configurações, grupo Vendas), a venda aprovada sem estoque suficiente não é salva. E se o cliente passou do limite de crédito ou tem faturas vencidas, o sistema avisa ao salvar: conforme a configuração, você decide se continua ou precisa da liberação de um supervisor.
Descontos e frete
O quadro à direita mostra a conta da venda: Total de itens, menos o Desconto, mais o Frete cobrado do cliente, e o Total. Quando a venda tem imposto ou juros de parcelamento cobrados do cliente (vendas da loja virtual, por exemplo), eles aparecem ali também.
Pagamento e parcelas
Com a situação Aprovado, aparece embaixo a parte Parcelas (5), com um quadro para cada Conta a receber:
- Vencimento e Valor (R$) de cada parcela. O sistema divide o total em partes iguais; você pode mudar o valor ou o percentual de uma parcela, e o quadro Total rateado mostra se a soma fecha com o total da venda (Completo) ou se ainda falta (Pendente).
- Na venda nova, o ícone do cartão escolhe uma forma de pagamento diferente só para aquela parcela, com a Data pgto.
- Na venda nova com forma de pagamento sem ★, cada parcela tem ainda a Situação (Aberto, Pago ou Perdido), para registrar na hora uma parcela que já foi recebida, e o + dividir pagamento, para a parcela paga de dois jeitos (parte em dinheiro, parte no cartão). Nas formas com ★, a baixa é sozinha, quando o cliente paga.
Depois de salva, as parcelas ficam no financeiro, em Contas a receber. A venda mostra o Resumo dos pagamentos, e o botão Ver conta de cada parcela abre a parcela para registrar ou conferir os pagamentos.
Fiscal
Com o módulo Emissão e gestão de NFs ligado, a parte Fiscal traz os dados para a nota da venda:
- Natureza da operação de venda — o tipo de operação que vai na nota de produto (vem do padrão das configurações).
- Gerar e emitir NFs — marca a venda para o sistema gerar e emitir as notas sozinho, todo dia de manhã, quando a data da venda chega perto. Gerar NFs somente após pgto espera o pagamento; Aguardar emissão NF p/ ★CleanPay só libera a fatura depois da nota.
- Código de verificação NF-e/NFS-e — para ligar a venda a uma nota já emitida fora, que você vai importar depois.
Para emitir a nota na hora, use Gerar NFs no alto da venda aprovada (ou na lista). Tudo sobre emissão, consulta e correção de notas está em Notas fiscais.
Depois que uma nota da venda é emitida pelo sistema, a venda não pode mais ser alterada nem excluída — o aviso amarelo explica. Notas importadas não travam a venda.
Categorias e centros de custos
A categoria diz o que é essa receita nos relatórios e no DRE (venda de produtos, serviços…). Ela vem sozinha do cadastro dos produtos e serviços — ou do cliente, quando os itens não têm — e se divide proporcionalmente ao valor de cada um.
- Categoria — obrigatória na venda aprovada.
- Valor (R$) e Fração (%) — quanto da venda vai para aquela categoria. Mexa em um, e o outro acompanha.
- Centro de custo — com o módulo Centro de custos ligado, cada categoria pode ser dividida entre centros de custos (setor, loja, projeto) pelo Novo centro de custo.
- Nova categoria — para dividir a venda em mais de uma (até 5).
O quadro Total rateado precisa ficar Completo: a soma das categorias igual ao total da venda, e a dos centros de custo igual ao valor da categoria.
Comissão, etiquetas, observações e anexos
Salvar e concluir a venda
Ao clicar no ✓ de uma venda nova, o sistema pergunta o que fazer:
- Apenas salvar — grava a venda.
- Imprimir pedido — grava e já abre o pedido em PDF para imprimir ou mandar ao cliente.
- Gerar NF — aparece quando a empresa emite nota e o cliente não é o consumidor padrão. Grava e gera a nota, perguntando se é para Emitir já ou deixar em Rascunho para conferir. Com a NFC-e configurada, pergunta também o modelo da nota de produto.
Se faltar algum campo obrigatório, o sistema não salva e mostra o que corrigir (veja Formulários).
Abrir uma venda salva
Clique na linha da venda na lista. A mesma janela abre preenchida, e o alto ganha mais botões:
- ≡ Mais ações — as ações da venda (abaixo).
- Link do pedido digital — copia o link da página do pedido, para mandar ao cliente. Ele abre o pedido no navegador, sem precisar de login.
- Copiar para WhatsApp — copia a lista de itens com quantidades e valores, pronta para colar numa conversa.
Os botões de duplicar, imprimir e compartilhar são os mesmos de todo formulário.
| Ação | O que faz |
|---|---|
| Gerar NFs / Ver NFs | Na venda aprovada de quem emite nota: gera as notas da venda, ou mostra as que já foram geradas. Veja Notas fiscais. |
| Gerar pedido | Abre o pedido em PDF. |
| Enviar pedido | Manda o pedido para os contatos de compras do cliente, por e-mail e WhatsApp. |
| Notificações | Escolhe quais avisos automáticos esse cliente recebe. |
| Gerar ordem de produção | Com o módulo de produção ligado: gera as ordens dos produtos fabricados da venda. |
| Copiar p/ ambiente | Para quem tem acesso a mais de uma empresa no sistema: copia a venda para outra empresa. Produtos e centros de custo que não existirem lá são criados. |
Ações de cada venda na lista
O ⋮ no fim da linha faz o mesmo sem abrir a venda:
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Gerar pedido PDF | Abre o pedido em PDF. |
| Enviar pedido - Contatos de compras | Manda o pedido por e-mail e WhatsApp aos contatos de compras do cliente. Depois de enviado, a opção mostra a data do envio. Para não repetir por engano, o reenvio só é liberado uma hora depois. |
| Ver contas geradas | As contas a receber (parcelas) dessa venda. |
| Ver NFs geradas / Gerar NFs | As notas da venda, ou gerar as notas da venda aprovada. |
| Ver expedições / Gerar expedição | Com o módulo de expedição ligado: o envio dos produtos dessa venda. Devolução / garantia abre a devolução, a garantia ou o cancelamento com o produto voltando. |
| Notificações ao cliente | Os avisos automáticos que o cliente recebe. |
| Duplicar | Abre uma venda nova com os mesmos itens e dados. Confira a data e salve. |
| Excluir | Apaga a venda, as contas a receber dela e devolve os produtos ao estoque. Pede confirmação. |
| A Orçar, Orçamento, Condicional, Recusado, Cancelado | Trocam a situação na hora. Para aprovar, abra a venda e troque a situação no formulário. |
Venda com nota fiscal emitida não pode ser excluída — cancele a nota antes, ou use a situação Cancelado. Se alguma parcela já foi paga, o sistema avisa e pede para confirmar com Excluir mesmo assim; pagamentos recebidos pelo ★CleanPay impedem a exclusão.
Para mudar várias vendas de uma vez (situação, data, conta bancária, categoria, centro de custo, forma de cobrança) ou gerar as notas de várias, use Ações em grupo › Alterar campos ou Gerar NFs. Veja Ações em grupo.
Dúvidas comuns
Salvei a venda e não apareceu conta a receber
As contas só são geradas na situação Aprovado e com Parcelas acima de zero. Orçamento, A Orçar e Condicional não geram contas. Abra a venda, confira a situação e o número de parcelas e salve de novo.
O estoque do produto não baixou
O estoque só sai na venda Aprovado. Confira também se a venda foi criada com Não movimentar estoque marcado — nesse caso ela nunca mexe no estoque.
Não consigo alterar os itens ou o valor da venda
A venda trava quando tem nota fiscal emitida ou parcela já paga. Na parcela paga por engano, use Liberar edição no aviso amarelo. Com nota emitida, cancele a nota antes.
Como transformo um orçamento em venda?
Abra o orçamento, troque a Situação para Aprovado, confira as parcelas que aparecem em Pagamento e salve.
Quero cobrar o mesmo cliente todo mês
Ligue Repetir automaticamente no alto do formulário. A venda vira uma recorrência, que gera as vendas e as cobranças sozinha. Veja Recorrências.
O vendedor não consegue mudar o preço
Para os cargos Vendedor e Supervisor, o preço unitário e o total dos itens, os valores das parcelas e os das categorias ficam só para leitura: valem os preços do cadastro e da tabela de preço. O desconto continua liberado. Para mudar o preço, peça a um gerente ou ao administrador.