Contas a receber
Tudo o que os clientes devem para a sua empresa, parcela por parcela: o que venceu, o que vence hoje, o que ainda vai vencer e o que já entrou. É aqui que você registra os recebimentos (dá baixa) e manda a cobrança.
Abrir a tela
No menu da esquerda, clique em Financeiro e depois em Contas a receber.
De onde vêm as contas
Você quase nunca cadastra uma conta a receber à mão: ela nasce sozinha.
- Venda aprovada — cada parcela da venda vira uma conta a receber, com o vencimento definido na venda. Orçamento ainda não gera conta. Veja Vendas e orçamentos.
- Recorrência — cada mensalidade gerada pela recorrência traz as suas contas. Veja Recorrências.
- Lançamento financeiro — uma receita que não é venda de produto ou serviço (um aluguel recebido, um reembolso). É o que o botão Novo desta tela abre. Veja Lançar uma conta avulsa.
A lista
A lista abre no mês atual, pela data de vencimento.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Novo | Lança uma receita avulsa (veja abaixo). |
| 2. Período | Muda o mês ou o intervalo. Ao lado, Data de busca escolhe se o período vale pela Data vencimento ou pela Data competência (a data da venda). |
| 3. Totais | Vencido, Hoje, A vencer, Pago e Total do período, com a quantidade de contas entre parênteses. Clique num deles para ver só aquelas contas. A porcentagem compara com o período anterior. |
| 4. Indicadores | Ícones que resumem a conta (veja a tabela a seguir). Passe o mouse para ver o detalhe. |
| 5. Situação | Pago, Parcial, Vencido, Hoje, A vencer ou Perdido. Um selo ao lado mostra se a conta já foi conferida na conciliação bancária. |
| 6. ⋮ (três pontinhos) | Ações da conta: recibo, cobrança, link da fatura, excluir e mudar a situação. |
Na linha, clique no nome da venda (coluna Competência) para abrir a venda, e no nome do cliente para abrir o cadastro dele. A coluna Pgtos mostra quantos pagamentos da conta já foram feitos (ex.: 1/2) e quanto ainda resta.
| Indicador | Aceso quando |
|---|---|
| ★ Estrela | Verde: fatura ★CleanPay gerada. Laranja: fatura aguardando geração. Vazia: a conta não cobra pelo ★CleanPay. Veja Cobrança pelo ★CleanPay. |
| Lápis | A conta foi alterada à mão depois de criada. |
| Envelope | A cobrança ou o recibo já foi enviado ao cliente. |
| Olho | O cliente abriu a página da fatura. |
Os filtros, a busca, as colunas e a troca de página funcionam como em qualquer lista: veja Listas e filtros.
Registrar um recebimento (dar baixa)
Quando o cliente pagar, marque o pagamento da conta como Pago.
- Abra a conta
Clique na linha da conta. A janela mostra de onde ela veio (a venda, o cliente, a parcela) e, mais abaixo, os pagamentos dela.
- Se houve juros, multa ou desconto, preencha antes
Na parte Acréscimos e descontos (veja abaixo). O pagamento em aberto acompanha o novo total sozinho.
- Mude a Situação do pagamento para Pago
Na parte Pagamentos, troque Aberto por Pago. A data do pagamento passa a ser hoje: se o cliente pagou em outro dia, corrija a data. Confira também a Conta bancária onde o dinheiro entrou e a Forma de pgto.
- Salve no ✓ verde
No canto de cima, à direita da janela.
- Nos três pontinhos da linha, as últimas opções mudam a situação de todos os pagamentos da conta (por exemplo, Pago). A data que já estava no pagamento é mantida: para registrar outro dia, abra a conta.
- Para várias contas de uma vez, use Ações em grupo: marque as contas, clique em Alterar campos, escolha Situação do pagamento em Campo a alterar e o novo valor; Executar operação aplica. Com Pago, dá para informar a Data de pagamento ou clicar em Usar data de hoje.
Pagamento com forma ★ Clean Pix, ★ Clean Boleto ou ★ Clean Crédito não deixa marcar Pago à mão: a baixa é automática quando o cliente paga a fatura. Veja Cobrança pelo ★CleanPay.
Recebimento parcial
O cliente pagou só uma parte? Registre o que entrou num pagamento novo e o restante continua em aberto.
- Abra a conta e clique em Novo pagamento
O botão fica abaixo da lista de pagamentos. Abre a janela Pagamento, já como Pago e com a data de hoje.
- Informe o valor recebido
Em Valor (R$), digite quanto o cliente pagou. Confira a data, a conta bancária e a forma de pagamento. Se quiser, anexe o comprovante em Anexos.
- Confirme no ✓ da janela Pagamento
O pagamento entra na lista, e o pagamento em aberto diminui sozinho para o valor que falta.
- Salve a conta no ✓ verde
Na lista, a coluna Pgtos passa a mostrar 1/2 e quanto resta, e a situação fica Parcial.
O sistema sempre mantém um pagamento em aberto enquanto houver saldo a receber, incluindo juros, multa, desconto e tarifa. Para trocar a data, a conta bancária ou outros dados de um pagamento, clique no lápis ao lado dele; a lixeira remove o pagamento.
Juros, multa, desconto e tarifa
Ficam na parte Acréscimos e descontos da conta, em reais. O Total (R$) da conta é o valor mais juros e multa, menos desconto e tarifa.
Preencha antes de marcar o pagamento como Pago: assim o valor vai para o pagamento em aberto, que é o que você está recebendo.
Parcelas e vencimento
- Cada parcela de uma venda é uma conta separada. A coluna Parcela mostra, por exemplo, 1 / 3, e a janela da conta mostra a parcela na parte Competência.
- Mudou o Vencimento da conta? O pagamento em aberto vai para a mesma data. Se você mudar a data do pagamento, o sistema pergunta se quer Atualizar conta (levar o vencimento junto) ou Manter o vencimento combinado.
- O botão Ver competência abre a venda ou o lançamento que gerou a conta.
Conta que não vai ser paga (Perdido)
Quando o cliente não vai pagar, mude a Situação do pagamento para Perdido. O valor sai do total a receber e aparece como perdido nos totais e no Extrato de movimento.
Desfazer um recebimento
- Pagamento marcado à mão — abra a conta, volte a Situação do pagamento para Aberto e salve.
- Fatura ★CleanPay paga por Pix ou cartão — o pagamento ganha o botão Estornar, que devolve o dinheiro ao cliente. A operação não pode ser desfeita. Veja Cobrança pelo ★CleanPay.
Anexos, observações e etiquetas
No fim da janela da conta:
- Extras — Observações internas.
- Etiquetas — marcadores livres (Nova etiqueta) para separar e filtrar contas.
- Anexos — clique em Novo anexo, escolha o Tipo (arquivo ou link), dê uma Descrição e envie. Marque Público para o anexo aparecer para o cliente baixar na página da fatura.
O Resumo dos pagamentos soma o total geral, o que foi pago, o que está em aberto e o que foi perdido, cada um separado em parcelas, multas, juros, descontos e taxas.
Recibo, cobrança e notificações
Com a conta aberta, o topo da janela tem Gerar recibo (o PDF do recibo), Enviar (manda ao cliente o aviso de cobrança ou, se já pago, o recibo) e Notificações (os avisos já enviados a esse cliente). Os mesmos atalhos estão nos três pontinhos da linha:
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Gerar recibo | Baixa o recibo da conta em PDF. |
| Enviar cobrança / Enviar recibo | Manda aos contatos financeiros do cliente, por e-mail e/ou WhatsApp (conforme a Forma de cobrança da venda), o lembrete de pagamento, o aviso de atraso ou o recibo. Reenviando logo em seguida, o sistema pode pedir para aguardar alguns minutos. |
| Notificações ao cliente | Mostra os avisos enviados a esse cliente. |
| Copiar link da fatura | Copia o link da página de pagamento, para mandar ao cliente. |
| Baixar boleto | Abre o boleto, quando a conta tem um. |
| Ver transação bancária conciliada | Abre a transação do extrato ligada à conta, quando ela foi conciliada. |
| Excluir | Apaga a conta. Se um pagamento dela já foi conciliado com o extrato, o aviso diz isso antes de excluir: a transação volta a ficar pendente na conciliação bancária. |
| Pago / Aberto / Perdido | Muda a situação de todos os pagamentos da conta. |
Lançar uma conta avulsa
Clique em Novo. Abre o formulário de lançamento financeiro, já como receita: informe o cliente, a descrição, o valor, a categoria, a conta bancária, a forma de pagamento e as parcelas, e salve. Cada parcela vira uma conta nesta lista. O passo a passo completo está em Lançamentos financeiros.
Boleto pelo seu banco: remessa e retorno
Se você emite boleto pela sua conta corrente (configurada em Contas bancárias):
- Gerar remessa — em Ações em grupo, marque as contas e clique em Gerar remessa. O sistema junta os pagamentos em aberto que têm conta bancária e baixa o arquivo para você enviar ao banco. Se forem de bancos diferentes, ele pergunta de qual banco gerar.
- Enviar retorno — em Mais ações, envie o arquivo de retorno do banco (.ret ou .txt). O sistema mostra quantos boletos foram atualizados e quais ficaram sem alteração.
Mais ações
- Gerar PDF — a lista do jeito que está filtrada, em PDF.
- Importar POS — importa dados de operadoras de cartão (Rede/Cielo).
- Importar e Exportar — lançamentos por planilha CSV. Veja Importar e exportar.
- Enviar retorno — o arquivo de retorno de boletos do banco (veja acima).
Dúvidas comuns
A opção Pago não aparece na situação do pagamento
O pagamento é cobrado pelo ★CleanPay (forma ★ Clean Pix, ★ Clean Boleto ou ★ Clean Crédito, ou conta bancária ★CleanPay). Nesses casos a baixa é automática, quando o cliente paga a fatura.
Os campos do pagamento estão travados
O pagamento já passou pelo ★CleanPay (fatura paga, estornada ou em contestação) ou é uma parcela de cartão de crédito paga pelo cliente, que recebe a baixa sozinha quando o valor é liberado. Esses pagamentos não podem ser alterados à mão.
Não acho uma conta que sei que existe
Confira o período e a Data de busca: a lista abre no mês atual, pela data de vencimento. Uma conta vencida no mês passado não aparece até você mudar o período.
Qual a diferença para o Extrato de contas?
O Extrato de contas mostra as contas a receber e a pagar juntas, numa lista só. Aqui você vê só o que tem a receber.