Contas bancárias
Cada lugar onde o dinheiro da empresa fica — a conta no banco, o caixa da loja, a conta ★CleanPay — é uma conta bancária no sistema, e o cartão de crédito da empresa também. Todo recebimento e todo pagamento cai numa delas, e é por elas que você acompanha o saldo e faz a conciliação.
Abrir a lista
No menu da esquerda, clique em Cadastros, abra Financeiro e clique em Contas bancárias.
A lista mostra cada conta com o saldo inicial, o saldo calculado pelo sistema, o saldo no banco (quando a conta está ligada pelo Open Finance), o banco, o tipo e a situação.
| O que faz | |
|---|---|
| 1. Novo | Cadastra uma conta. |
| 2. Mais ações | Atualizar saldos (recalcula o saldo de todas as contas na hora), Importar de uma planilha CSV e Exportar. |
| 3. Saldo | O saldo calculado pelos lançamentos do sistema. No cartão de crédito, o valor da fatura atual e quando ela vence. |
| 4. ⋮ (três pontinhos) | Ações da conta: ver o extrato, duplicar, excluir, no cartão de crédito as Faturas e, na ★CleanPay, ver saldos e solicitar saque. |
O saldo das contas é recalculado de tempos em tempos (até 30 minutos). Para ver na hora, use Mais ações › Atualizar saldos. A conta ★CleanPay é atualizada em tempo real, a cada conta paga ou recebida. Como o saldo vem dos lançamentos do sistema, ele só bate com o banco se as transações estiverem conciliadas.
Os tipos de conta
| Tipo | Para que serve |
|---|---|
| Conta Corrente | A conta da empresa no banco. É a que emite boleto direto pelo seu banco. |
| Conta Poupança | Uma poupança no banco. |
| ★CleanPay | A conta digital do sistema, que recebe por Pix, boleto e cartão de forma automática. Veja A conta ★CleanPay. |
| Caixinha | O dinheiro em espécie: o caixa da loja, o fundo de troco. |
| Conta de Recebimento | O saldo que fica com um canal de venda ou operadora antes de chegar ao banco (o repasse de um marketplace, por exemplo). |
| Cartão de crédito | O cartão de crédito da empresa: as compras caem na fatura, que é paga pela conta corrente. Veja O cartão de crédito. |
| Outra | Qualquer outro controle de dinheiro. Banco, agência e conta ficam opcionais. |
Cadastrar uma conta do banco
- Clique em Novo
No alto da lista. O formulário abre numa janela, já com o tipo Conta Corrente.
- Escolha o tipo e dê uma descrição
Em Tipo de conta, escolha o tipo. Em Descrição, um nome curto para reconhecer a conta (ex.: Conta principal BB). Cada conta precisa de uma descrição diferente.
- Informe o banco, a agência e a conta
Escolha o Banco na lista e digite a Agência e a Conta. Em Tipo PJ/PF, diga se a conta é de pessoa jurídica ou física.
- Preencha o saldo inicial
Mais abaixo, em Saldo inicial (veja a seguir).
- Salve no ✓ verde
No canto de cima, à direita da janela.
Saldo inicial
É o ponto de partida do saldo da conta no sistema.
Com o saldo do dia anterior e todas as entradas e saídas lançadas a partir da data de início, o saldo do sistema fica igual ao do banco. Uma diferença depois disso aponta lançamento faltando ou não conciliado.
A Caixinha pede só a descrição, o tipo de pessoa e o saldo inicial. Na Outra, banco, agência e conta são opcionais.
O que mais o cadastro tem
Conforme o tipo, o cadastro tem outras partes. Algumas só aparecem depois que a conta é salva.
Boletos bancários (só na conta corrente)
Para emitir boletos registrados direto pelo seu banco, preencha os dados do contrato de cobrança que o banco te passou. Se você recebe pela ★CleanPay, não precisa disso.
Com a conta salva, o botão Conferir configuração mostra se está tudo certo, com um exemplo do próximo nosso número e da linha digitável.
Os boletos de Banco do Brasil, Bradesco, Itaú, Santander, Caixa, Sicoob e Sicredi seguem o leiaute de cada banco. Nos demais, o sistema usa um leiaute genérico, e a tela avisa: confira com o banco antes de mandar boletos aos clientes.
Open Finance
Nas contas corrente e poupança de bancos compatíveis aparece a parte Open Finance, que conecta a conta ao banco: o extrato entra sozinho, pronto para conciliar. A conexão é só de leitura: o sistema não movimenta dinheiro e nunca vê a senha do banco. Ao lado do título, a situação da conexão (Desativado, Aguardando consentimento, Consentido, Sincronizado ou Erro na conexão). A parte segue quatro passos.
1. Conectar esta conta pelo Open Finance. Liga a conexão. Desligado, o extrato continua sendo lançado à mão ou por arquivo. Desligar uma conta já conectada e salvar a desconecta: o extrato para de entrar, e o que já entrou fica.
2. O que fazer com os lançamentos que chegam do banco. Escolha um dos quatro modos e, logo abaixo, se os cartões de crédito do banco entram no sistema.
Na imagem, 1 é o modo que lança sozinho o que falta e 2 é a opção que traz os cartões de crédito do banco.
| Modo | O que acontece |
|---|---|
| Eu confiro cada lançamento (recomendado) | Os lançamentos do banco aparecem na conciliação e você confirma um a um. O melhor jeito de começar. |
| Concilia sozinho o que bate exatamente | Mesma data e mesmo valor de uma conta a pagar ou a receber: concilia sem perguntar. O resto fica para você conferir. |
| Concilia também o que é quase igual | Além do exato, concilia o que tem uma pequena diferença de valor ou de data (nunca as duas juntas). Para quem já tem as contas em dia. |
| Concilia tudo e lança o que faltar | Concilia como o anterior e, o que não achar lançado, vira um lançamento novo, já conciliado. Veja abaixo. |
No Concilia tudo e lança o que faltar, a transação que não tem lançamento no sistema vira uma receita (na entrada) ou uma despesa (na saída), já conciliada:
- o cliente ou fornecedor vem do documento do outro lado da transação, cadastrado na hora se ainda não existe. Sem documento (uma tarifa do banco, por exemplo), entra a instituição financeira genérica;
- a categoria é a do último lançamento com a mesma pessoa (ou, sem pessoa, com uma descrição parecida). Sem histórico, a IA escolhe.
O que não é receita nem despesa, ou pode já estar lançado, fica para você conciliar:
- a transferência entre contas da própria empresa;
- saque, depósito, empréstimo, financiamento, capital de giro, aplicação e resgate;
- o pagamento de fatura de cartão de crédito;
- a entrada de maquininha, carteira digital, marketplace ou plataforma de delivery (é venda que já está lançada);
- a transação de alguém que tem conta em aberto na mesma direção (provavelmente é ela, paga com outro valor);
- a transação para a qual nem o histórico nem a IA deram uma categoria segura.
Nos três modos que conciliam sozinhos, a saída que paga a fatura de um cartão desta conta já paga a fatura. Veja Cartão de crédito.
Trazer os cartões de crédito deste banco (já vem marcada): cada cartão que você autorizou no banco vira uma conta do tipo Cartão de crédito, paga por esta conta, e as compras dele chegam sozinhas, uma a uma, na fatura em que o banco as pôs. Veja Cartão de crédito › O cartão no Open Finance.
3. Quem o banco vai reconhecer. O aviso mostra o que vai para o banco: o tipo PJ/PF e o titular (que ficam em Identificação da conta, mais acima) e quem autoriza. O banco só aceita a conexão se esses forem os dados da conta e de quem vai entrar nele para autorizar. Na conta de pessoa jurídica, responda se quem vai autorizar é o responsável financeiro da empresa; se for Não, outra pessoa, preencha Nome de quem autoriza no banco e CPF de quem autoriza. Na conta de pessoa física, quem autoriza é o próprio titular.
4. Autorizar no banco. Mostra em que pé está a conexão e o botão do próximo passo:
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Falta salvar | Clique em Salvar e autorizar: o sistema salva, gera o link e mostra o botão para abrir o site do banco. |
| Aguardando a autorização no banco | Autorizar no banco abre o site do banco. Se quem autoriza é outra pessoa, use Copiar link para enviar e mande o link a ela. |
| Autorizada no banco | O banco autorizou. A primeira leitura do extrato chega em alguns minutos. |
| Conectada | O extrato está entrando sozinho, com a data da última leitura do banco. |
| O link de autorização venceu | Gerar novo link e autorize logo em seguida. |
| Não foi possível conectar | Confira o titular e quem autoriza (passo 3) e clique em Tentar de novo. |
- Quem entra no banco precisa ser a pessoa do passo 3. Na pessoa jurídica, entre pelo acesso da empresa (internet banking ou app PJ), com o usuário desse CPF.
- No banco, marque todas as contas e todas as informações (contas, extratos e cartões). Sem isso, a conta (e os cartões) podem não aparecer.
- Conta com mais de um titular ou com aprovação em conjunto: os outros aprovadores precisam confirmar no app do banco.
- O link de autorização vale por pouco tempo. Dá para cancelar a conexão quando quiser: desligue aqui ou revogue no app do banco.
O banco não pode mais ser trocado e, na agência e na conta, só o dígito pode ser corrigido. O tipo PJ/PF, o titular e quem autoriza também não mudam. Para trocar, desligue a conexão, salve e ligue de novo com os dados novos.
Configuração POS (maquininhas)
Nas contas corrente e de recebimento:
- Prazo recebimento cartão POS (dias) — em quantos dias o dinheiro das vendas na maquininha cai na conta, quando a operadora não informa a data. O padrão do mercado é 30; zero é no mesmo dia.
- Maquininhas que depositam nesta conta — com a conta salva, mostra as maquininhas ligadas a ela e os botões Conectar maquininha (Stone, PagBank, Rede, Getnet, Cielo), que abrem a integração já apontando para esta conta.
Controle, extrato e conciliações
- Ativo — desmarque para tirar a conta das escolhas sem apagar o histórico.
- Visualizar extrato — abre as movimentações dos últimos 30 dias dessa conta.
- Conciliações pendentes — abre o que ainda falta conciliar nela. Veja Conciliação bancária.
O cartão de crédito
O cartão de crédito da empresa é uma conta do tipo Cartão de crédito. No lugar de banco, agência e saldo inicial, o cadastro pede os dados da fatura:
O cartão não tem saldo inicial, não pode ser a conta padrão do PDV e não troca de tipo depois de salvo. Com ele salvo, o botão Faturas, no alto do cadastro e nos três pontinhos da lista, abre as faturas para conferir e pagar. Com o Open Finance, os cartões do banco viram contas de cartão sozinhos (veja Open Finance).
O passo a passo, a fatura, o pagamento inteiro ou em parte e o Open Finance do cartão estão em Cartão de crédito.
A conta ★CleanPay
A ★CleanPay é a conta digital que faz a cobrança automática: as faturas por Pix, boleto e cartão saem dela, e o que é pago entra sozinho no sistema. Para abrir, clique em Novo, escolha o tipo ★CleanPay e salve: o sistema avisa que vai criar uma conta digital na plataforma parceira (Iugu Pagamentos), usando os dados da sua empresa — confira se eles estão completos antes. O botão Sobre o ★CleanPay explica o serviço.
- Na pessoa jurídica, ao menos um dos sócios precisa ser o responsável financeiro cadastrado na empresa.
- Havendo sócios, junte os documentos deles num arquivo só (e as selfies em outro) ou use os campos de documento adicional.
- A verificação leva até 48 horas; documento reprovado volta para a fila e espera mais 48 horas. Antes de enviar, use Conferir documentos: uma conferência automática aponta o que costuma ser reprovado.
Com a conta verificada (✓ na coluna Verificada), os três pontinhos dela na lista ganham:
- Ver Saldo — mostra o saldo total, o saque disponível, os recebíveis, os pagáveis (reserva para despesas futuras, como taxas de cartão, que não pode ser sacada), o protegido (pendente de transferências e saques) e o que está em protesto. O cartão de crédito é liberado para saque 30 dias depois de cada parcela.
- Solicitar Saque — pede o valor e transfere para a conta de saque.
Excluir uma conta
Use os três pontinhos da linha e Excluir. Se a conta já tem movimentação, prefira desmarcar Ativo: ela sai das escolhas e o histórico fica.
Dúvidas comuns
O saldo do sistema não bate com o do banco
Confira o Saldo inicial e a Data de início da conta, use Mais ações › Atualizar saldos e veja as Conciliações pendentes: lançamento não conciliado ou que falta lançar é a causa mais comum.
Não aparece a parte Open Finance
Ela só aparece em conta corrente ou poupança, e de um banco compatível. Confira o Tipo de conta e o Banco. No cartão de crédito, a parte Open Finance aparece depois que o cartão é salvo e usa a conexão da conta corrente do mesmo banco.
Onde foi parar o "Lançar faturas de cartão"?
Saiu. No lugar dele, a opção Trazer os cartões de crédito deste banco cria uma conta para cada cartão, e as compras entram uma a uma, cada uma com a sua categoria, na fatura em que o banco as pôs. Veja Cartão de crédito.
Apareceu um cartão de crédito que eu não cadastrei
É um cartão do banco, criado pela opção Trazer os cartões de crédito deste banco do Open Finance da conta corrente. Ele vem com o nome e o final do cartão no banco e já é pago por essa conta. Confira o dia do fechamento e o do vencimento no cadastro dele.
O "Concilia tudo e lança o que faltar" deixou transações pendentes
É de propósito: transferência entre as suas contas, saque, aplicação, empréstimo, pagamento de fatura, entrada de maquininha e a transação sem categoria segura não viram lançamento sozinhas. Concilie essas em Conciliação bancária.
Posso ter mais de uma conta do mesmo banco?
Sim. Só a Descrição precisa ser diferente em cada uma.