Conciliação bancária
Confere o extrato do banco com o que está lançado no sistema, transação por transação. Cada transação é ligada a uma conta que já existe ou vira um lançamento novo. Com tudo conciliado, o saldo do sistema bate com o do banco.
Abrir a tela
No menu da esquerda, clique em Financeiro e depois em Conciliação bancária.
Como as transações chegam
As transações do banco entram na tela de dois jeitos:
- Open Finance — com a conta conectada ao banco, o extrato entra sozinho todos os dias. Para conectar, veja Contas bancárias › Open Finance.
- Arquivo do extrato — você baixa o arquivo OFX no internet banking (na aba de extrato) e envia aqui. Para maquininhas de cartão, use o arquivo CSV de liberação de pagamentos da operadora.
O cartão de crédito também tem conciliação: as compras que chegam do banco pelo Open Finance aparecem com a conta do cartão. Nele, conciliar só confere a compra: ela continua em aberto e é paga junto com a fatura. Veja Cartão de crédito.
Ao chegar, cada transação é comparada com os pagamentos lançados na mesma conta bancária, com valor e data próximos, e recebe uma situação:
| Situação | O que quer dizer |
|---|---|
| Pendente | Nenhum lançamento parecido foi encontrado. |
| Sugerido | Há um lançamento parecido, mas o valor ou a data não batem: é só um palpite. |
| Encontrado | Há um lançamento com valor e data que conferem, à espera da sua confirmação. |
| Conciliado | Confirmado: a transação está ligada ao lançamento. |
| Ignorado | Você decidiu não conciliar a transação. |
A tela
| O que é | |
|---|---|
| 1. Modo de exibição | Extrato (lista e painel lado a lado, o padrão), Cards (uma transação por cartão) ou Duas colunas: arrastar e soltar. |
| 2. Importar extrato | Abre o envio do arquivo do extrato. |
| 3. Ações em grupo | Conciliar selecionados, Conciliar como novo lançamento, Conciliar com um único lançamento, Ignorar selecionados e Desconciliar selecionados. |
| 4. Transações do extrato | Data, descrição, valor (entrada com +, saída com −) e situação. Clique numa para trabalhar nela. |
| 5. Painel da transação | O que fazer com a transação escolhida: criar um lançamento novo ou conciliar com um que já existe. |
A tela abre nos últimos 30 dias, com as transações Pendente, Sugerido e Encontrado. Os filtros escolhem a Conta bancária, o Tipo (Crédito ou Débito), a Situação e a Situação no banco (Confirmada no banco ou Pendente no banco, nas transações do Open Finance). Acima da lista, Entradas, Saídas e Saldo somam as transações filtradas.
Importar o arquivo do extrato
- Clique em Importar extrato
A faixa azul no alto da tela se abre.
- Escolha a conta bancária
A conta a que o extrato pertence.
- Escolha a Instrução de conciliação
O que o sistema faz sozinho ao receber o arquivo (veja a tabela abaixo). Na dúvida, deixe Manual (recomendada).
- Selecione o arquivo OFX ou CSV
Embaixo do botão aparece quantas transações o arquivo tem.
- Clique em Enviar
As transações entram na lista, já com a situação de cada uma.
| Instrução de conciliação | O que acontece |
|---|---|
| Manual (recomendada) | Nada é conciliado sozinho: você confere tudo. |
| Conciliar encontrados | Concilia sozinho as transações com lançamento Encontrado (valor e data conferem). |
| Conciliar sugeridos e encontrados | Concilia sozinho também as Sugerido. Confira depois. |
| Conciliar todos | No arquivo, faz o mesmo que a anterior: as transações sem lançamento parecido continuam pendentes. Quem lança o que falta é o modo Concilia tudo e lança o que faltar do Open Finance (veja abaixo). |
- Se a conta escolhida não for a do arquivo, o sistema avisa (Você selecionou uma conta bancária diferente da contida no arquivo OFX). Confira antes de clicar em Continuar mesmo assim: alguns bancos não informam a conta direito no arquivo.
- Importe todo dia, e cuidado para não reenviar períodos que já foram importados. A faixa mostra a data da Última importação e da Última transação.
Com o Open Finance conectado na conta escolhida, a faixa mostra Open Finance conectado! no lugar do arquivo. Ali dá para escolher um período e clicar em Buscar retroativas para trazer transações antigas (o prazo máximo depende do banco, geralmente até 1 ano).
Concilia tudo e lança o que faltar
Com o Open Finance, o que acontece com cada transação que chega é o modo escolhido no cadastro da conta, na parte Open Finance (veja Contas bancárias › Open Finance). O modo Concilia tudo e lança o que faltar concilia o que encontra e, o que não encontra lançado, lança sozinho: a transação vira uma receita (na entrada) ou uma despesa (na saída), já Conciliado.
- Cliente ou fornecedor: vem do documento do outro lado da transação, cadastrado na hora se ainda não existe. Sem documento (uma tarifa do banco, por exemplo), entra a instituição financeira genérica.
- Categoria: a do último lançamento com a mesma pessoa (ou, sem pessoa, com uma descrição parecida). Sem histórico, a IA escolhe.
Continuam Pendente, para você decidir, as transações que não são receita nem despesa ou que podem já estar lançadas:
| Fica para você | Por quê |
|---|---|
| Transferência entre contas da própria empresa | É dinheiro que só muda de conta. Concilie como Transferência. |
| Saque, depósito, empréstimo, financiamento, capital de giro, aplicação e resgate | Não são receita nem despesa. |
| Pagamento de fatura de cartão de crédito | Paga as compras do cartão (veja abaixo). |
| Entrada de maquininha, carteira digital, marketplace ou plataforma de delivery | É venda que já está lançada. |
| Transação de alguém que tem conta em aberto na mesma direção | Provavelmente é aquela conta, paga com outro valor. |
| Transação sem categoria segura | Nem o histórico nem a IA deram uma categoria. |
No cartão de crédito, o modo equivalente (Confere tudo e lança o que faltar) lança as compras que faltam, com o fornecedor pela loja e a categoria da última compra nela. Veja Cartão de crédito › O cartão no Open Finance.
Pagamento da fatura do cartão
Quando a conta do extrato é a que paga a fatura de um cartão de crédito, a saída do pagamento da fatura é reconhecida:
- Pagamento da fatura do cartão. A saída sem lançamento encontrado é comparada com as faturas em aberto dos cartões pagos por esta conta, pelo total a pagar (com o saldo anterior): vencimento de 15 dias antes a 10 dias depois da saída, e valor igual ou até 15% maior. Batendo, o painel da transação mostra o bloco Pagamento da fatura do cartão, com o vencimento da fatura. Com o cartão também no Open Finance, um pagamento parcial é reconhecido quando o extrato do cartão traz o pagamento recebido de mesmo valor.
- É pagamento de fatura de cartão? Sem essa sugestão, a saída ainda não conciliada (e sem lançamento encontrado) de uma conta que paga cartão mostra essa pergunta, com um botão para cada cartão. Clicar abre as faturas na que tem o que pagar mais perto da data da saída.
Clique em Pagar a fatura: abrem as faturas do cartão, já com o pagamento preenchido com a conta, a data e o valor do extrato. Confira e clique em Confirmar pagamento: a fatura é paga e a transação fica conciliada com o pagamento. O que passar do total vira encargos (escolha a categoria), e o que faltar segue em aberto para a próxima fatura.
Com a conta num dos modos do Open Finance que conciliam sozinhos, a saída reconhecida já paga a fatura sem você precisar abrir, inclusive o pagamento parcial.
Transação que o banco apagou
Pelo Open Finance, o banco às vezes apaga uma transação (por exemplo, quando troca a transação pendente pela confirmada, com outro código). Quando isso acontece:
- a transação que ainda não tinha sido conciliada sai da conciliação;
- a que gerou um lançamento sozinha (no Concilia tudo e lança o que faltar) sai junto com o lançamento, se ninguém mexeu nele e, no cartão, se a compra ainda não foi paga com a fatura;
- a que você conciliou com um lançamento seu fica como está.
Conciliar criando um lançamento novo
Para a transação que não tem lançamento no sistema (uma tarifa do banco, uma despesa que ninguém lançou):
- Escolha o Tipo
Lançamento financeiro (uma receita ou despesa) ou Transferência (dinheiro que foi para outra conta sua; aí você escolhe a conta de destino).
- Confira os dados do lançamento
A Descrição vem do extrato e a Forma de pagamento é deduzida dela. Escolha o Cliente (nas entradas) ou o Fornecedor (nas saídas), a Categoria e, se a empresa usa, o Centro de custo. Escolhendo o cadastro, a categoria dele vem junto.
- Clique em Conciliar
O sistema cria o lançamento já pago, com o valor e a data da transação, e marca a transação como Conciliado.
Conciliar com uma conta já lançada
Quando a transação é o pagamento de uma conta que já está no sistema (uma venda recebida, uma compra paga):
- Confira a conta sugerida
Nas transações Sugerido e Encontrado, a conta já vem escolhida, com o aviso Lançamento sugerido. ou Lançamento encontrado!. Nas Pendente, clique em Buscar correspondente ou em Selecionar conta para escolher a conta na mão.
- Marque o pagamento
Abaixo da conta aparecem os pagamentos dela. Marque o que a transação paga. Para uma transação que paga várias contas, use Adicionar conta.
- Confira o Saldo restante
A conciliar é a soma dos pagamentos marcados, e Saldo restante é a diferença para a transação. Zero, em verde: os valores batem.
- Clique em Conciliar
O pagamento fica Pago, com a data da transação e a conta bancária do extrato.
Quando os valores não batem
Com um pagamento marcado e diferença no Saldo restante, o painel diz o que vai acontecer com ela: por padrão, a diferença vira multa (transação maior) ou desconto (transação menor), descontando antes o desconto ou a multa que já estavam lançados. Duas opções mudam isso:
- Atualizar o valor do lançamento — para contas que variam todo mês, como energia: o lançamento passa a ter o valor do extrato, em vez de lançar a diferença como multa ou desconto. Vale para lançamento de uma parcela, sem nota fiscal emitida e sem produto.
- Pagamento parcial: o restante segue em aberto — aparece quando a transação é menor que o pagamento: ela quita a parte dela, e o que falta continua em aberto na mesma conta, pronto para ser conciliado com a próxima transação.
Quando uma das opções não pode ser usada, o painel explica o motivo. O pagamento parcial não vale, por exemplo, para pagamento ★CleanPay (que se concilia pela própria fatura), de maquininha de cartão, com fatura digital emitida, com boleto registrado no banco (dê baixa no boleto antes) ou com juros ou taxa já lançados.
Receita e despesa na mesma transação
Se a transação junta uma entrada e uma saída (um repasse que já veio com uma taxa descontada, por exemplo), use Adicionar despesa (nas entradas) ou Adicionar receita (nas saídas) para escolher a conta que é abatida. O resumo mostra as receitas, os Abatimentos e o valor A conciliar.
Depósito do saque da ★CleanPay
O saque da conta ★CleanPay cai na sua conta do banco como uma entrada. Na coluna de contas, o depósito do saque aparece com o aviso Recebido pela CleanPay: só amarra: as faturas já foram baixadas quando os clientes pagaram, e conciliar só liga a transação do extrato ao saque, sem lançar receita de novo.
Várias transações de uma vez
Marque as transações na lista (as Sugerido e Encontrado já vêm marcadas) e use os botões de ações em grupo:
- Conciliar selecionados — concilia cada transação com o que está no painel dela: a conta escolhida, ou um lançamento novo quando não há conta.
- Conciliar como novo lançamento — cria um lançamento novo para cada transação, com o mesmo tipo, forma de pagamento, cliente ou fornecedor e categoria para todas. Valor, data e descrição vêm de cada transação.
- Conciliar com um único lançamento — para uma conta paga em várias transações (três Pix de uma mesma parcela, por exemplo). As transações precisam ser todas entradas ou todas saídas. Escolha a conta e o pagamento em aberto: o sistema mostra a soma das transações e a diferença para o pagamento. Se a soma for menor, a opção Manter o restante em aberto deixa o que falta para o próximo pagamento; desligada, a diferença vira desconto. Se for maior, a diferença vira multa. As transações são aplicadas em ordem de data.
- Ignorar selecionados e Desconciliar selecionados.
Ignorar, desconciliar e ocultar
No pé do painel (ou do cartão) de cada transação:
- Ignorar — para a transação que não precisa de lançamento. Ela sai da lista e continua disponível no filtro Situação › Ignorado.
- Desconciliar — desfaz uma conciliação: a transação volta para Pendente e o pagamento ligado a ela volta para Aberto, no vencimento. O lançamento continua existindo.
- Ocultar — tira da tela, só por agora, uma transação que acabou de ser conciliada ou ignorada.
Os outros modos de exibição
Cards mostra cada transação num cartão, com todas as opções abertas e a faixa de importação ao lado.
Duas colunas: arrastar e soltar é o modo de quem concilia muito volume. Quando a tela já abre nele, o extrato vem filtrado no dia de hoje.
- Faixa de cima — arraste uma transação pela alça até ela para criar um lançamento novo com a transação.
- Extrato bancário — as transações do período.
- Contas a conciliar — os pagamentos ainda não conciliados (em aberto ou baixados à mão). Arraste a conta até a transação: enquanto arrasta, cada transação ganha uma cor. Verde (valor e data batem): soltar já concilia. Laranja (aproximado) e vermelho (fora da tolerância): a conta fica vinculada e espera o Conciliar, depois de você decidir a diferença. Sem arrastar, clique na transação e use o botão de vincular da conta.
Os filtros da coluna das contas escolhem o período, a situação e buscam por cliente, fornecedor ou valor. Com uma conta bancária filtrada, Incluir contas de outros bancos mostra também as contas lançadas em outra conta bancária.
Conferir pelas contas
Nas listas de Contas a receber e Contas a pagar, um selo ao lado da situação mostra se a conta já foi conciliada (conc), se a conciliação foi encontrada (enc) ou só sugerida (sug). Clique no selo, ou use Ver transação bancária conciliada nos três pontinhos, para abrir a transação do extrato.
Dúvidas comuns
A transação não encontrou o lançamento que eu sei que existe
A busca automática olha os pagamentos da mesma conta bancária, com valor e data próximos. Se o lançamento está em outra conta bancária ou com outra data, escolha na mão em Selecionar conta.
Conciliei errado
Clique em Desconciliar na transação. Ela volta para Pendente e o pagamento volta para Aberto; aí é só conciliar de novo.
Onde baixo o arquivo OFX?
No internet banking do seu banco, na aba de extrato da conta, procurando a opção de exportar para OFX. Na dúvida, fale com o atendimento do banco.